Kanban Nedir ?
Kanban, 1950’lerde Toyota’da endüstri mühendisi olan Japon Taiichi Ohno tarafından üretim sürecini optimize etmek ve işin akışını sağlamak için geliştirildi. David Anderson ise 2000’li yıllarda Microsoft’ta bilgiye dayalı işlerde kullanılmak için, üzerine belirli prensip ve pratikler ekleyerek yeni bir değişim yönetimi olarak bu metodu IT sektörüne aktarmış ve Kanban’ı daha verimli hale getirmeyi mümkün kılmıştır.
Kanban, görselleştirilmiş ve devam eden işin limitlendiği çekme sistemini kullanan bir süreç aracılığıyla değer akışını optimize etmeyi amaçlayan bir stratejidir. Merkezinde akış kavramı bulunmaktadır. Akış, ürün geliştirme süreci boyunca değerin hareketidir.
Kanban panosu, ilerlemeyi göstermek ve işin koordine edilmesine yardımcı olmak için soldan sağa hareket ettirilen kartları kullanır. Bir bakışta proje durumunun net resmini verecektir.
Bir Kanban iş akışı çok karmaşık hale gelebilse de, iş akışının en basit görselleştirmesi, bir görevin yaşam döngüsü boyunca ilerleyeceği farklı durumlara sahiptir.
İş Listesi (Backlog / To-Do) : Üzerinde çalışılmayı bekleyen görevler.
Devam Ediyor (In Progress) : Şu anda bir ekip üyesi tarafından geliştiriliyor.
Test (Testing / UAT) : Entegrasyon, sistem veya UAT testinden geçiyor.
Bitti (Done) : Tamamlandı ve gösterilmeye, dağıtılmaya hazır.
Kanban, akışı optimize edilebilmek adına altı prensibe sahiptir.
İşi Görselleştir (Visualize Your Work) : Tüm iş, bir panoda adlandırılmış sütunlar olarak görselleştirilen tanımlı bölümlere ayrılır. Her öğe bir karta yazılır ve öğenin iş akışında nerede olduğunu belirtmek için bir sütuna koyulur. İşler ve akışlar görselleştirilerek şeffaflık ve görünürlük arttırılır.
WIP Limitini Belirle (Limit Work In Progress) : Devam eden görevlerin miktarını, ekibin belirli bir süre boyunca gerçekten üstesinden gelebilecekleriyle sınırlı olduğu anlamına gelir. Devam eden çalışma sınırına ekip tarafından karar verilir. Sınırın altında kalındıktan sonra yeni görevler eklenir. Daha az işe odaklanarak daha hızlı iş yapılır. Süreçteki her adım karmaşıklığa, çalışan sayısına ve kapasiteye göre optimize edilmiş bir WIP sınırına sahip olmalıdır.
Süreç Politikalarını Netleştir (Make Policies Explicit) : Akışın takım içerisinde kesintisiz bir şekilde devam etmesi ve müşteriye sunulacak hizmetin standartlarını oluşturmak için politikalar belirlenir.
İş Akışını Yönet (Manage Flow) : Kanban sistemindeki iş akışı, değeri en üst düzeye çıkarmalı, teslim sürelerini en aza indirmeli ve mümkün olduğunca öngörülebilir olmalıdır.
Geribildirim Döngüsünü Sağla (Implement Feedback Loops) : Geri bildirim döngüleri kontrol süreçlerinin parçasıdır ve radikal değişim için önemlidir.
İş Birliği ve Tecrübeyi Geliştir (Improve Collaboratively, Evolve Experimentally) : İşbirliği önemli bir husustur. Hangi iyileştirmelerin yapılmak istendiği tartışılır ve bunlar çalışma şeklini geliştirmek için kullanılır.
Kanban, bazı önemli etkinliklere sahiptir.
Günlük Kanban Toplantısı (Kanban Meeting Daily) : Kanban board üzerinde bulunan işler hakkında görüşülür ve engeller tartışılır. Taahhütler, kapasite dengeleme kararları, mevcut işlerin tamamlanması için ortak bakış açısı oluşturma konu başlıkları olabilir. Takım üyeleri katılır ve 20 dakikayı geçmemelidir.
Haftalık Yenileme Toplantısı (Replenishment Meeting Weekly) : İş listesindeki maddeler detaylandırılır, önceliklendirilir ve takımın boş kalmaması sağlanır. İşlerin net bir şekilde tariflenmesi portföy, politika ve süreç değişiklikleri konu başlıkları olabilir. İş akışına dahil ekip liderleri veya temsilcileri katılır ve 30 dakikayı geçmemelidir.
Akış İnceleme Toplantısı (Flow Review Meeting) : Teslim edilen işler değerlendirilir. Metrikler, gelişim aksiyonları ve kararların paylaşılması konu başlıkları olabilir. Takım üyeleri ve tüm paydaşlar katılır. Ayda 2–3 kere düzenlenebilir.
Kanban, çevik veya yalın yazılım geliştirme dışında bile yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu kadar popüler olmasının nedeni, devam eden işin durumuyla ilgilenebilecek herkese şeffaf görsel geri bildirim sağlaması ve proje ilerlemesini görsel olarak izletebilmesidir.
- Geleneksel proje yönetimi yöntemleri ile kolayca birleştirilebilir.
- Performansı ölçmek, ilerlemeyi izlemek ve iş akışı verimliliğini artırmak için çevik metriklerin kullanımını teşvik eder.
- Proje ekibinin yalnızca sürdürülebilir bir devam eden işi kabul etmesini sağlar.
- En eşit şekilde dağıtılmış iş yükü elde edilir çünkü yineleme yoktur, bu nedenle görevler sürekli olarak iş akışına eklenir.
- İşler öncelik sırasına göre bikir ve işler çekilerek yapılır.
- Üretim sürecini yavaşlatabilecek darboğazlardan kaçınmaya büyük özen gösterilir.
- Doğruluğu defalarca kanıtlanmış olan “daha az yaparak daha fazlasını başar” ilkesini takip eder.
